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たまには本来業務の話でも

私の活動、ソーラー式ワクチン冷蔵庫調達してると思ってる方が多数いると思うので、今日はちゃんと本来業務の行政サービスの話をしてみようかしらん。

私の仕事は主に人事部・研修部のデータ&業務改善という、なんともざっくばらんなTORなんですけど。さて、最近はちょっと可視化に力を入れてます。仕事の可視化、日本でも大事ですよね。ちなみに、私の配属先、特に人事部・研修部では普段の業務が可視化されていないことで弊害が出てますが、そこにちょこっとお手伝いさせてもらっています。以下、PDCAの視点から、どう可視化を図っているか、説明してみます。

【1.PLAN:分析を見やすく⇒データに基づいた計画に】
ガーナでは計画という言葉が本当にあるんだろうかってくらい、計画を立てるのが難しいです。ドリームはあるんですよ、ビッグなものが明確に。ただ、どうやってドリームを形にするかまで、データやエビデンスを分析できていないので、よく計画倒れになります。

私の配属先の人事部も、どうやって人事異動を進めるべきかでいつも揉めてます。というわけで、今までの人事配置の状況をグラフにしてきたのですが、いまいちピンときてない。というわけで、もうちょっと分かりやすく、地理情報システム(GIS)を使って人事配置マッピングを思索中。

GIS.jpg
つーかこれでもクソ見づらいな。まだまだ見せ方に改良が必要だったり、人事部のデータとGISを使っている保健情報部とのデータの齟齬が半端なくあるので、この先統一化が必要だったり。嗚呼道のり長し。

ともあれ、このグラフを担当者のローレンスおじいと作ってるのが今の現状です。でも、可視化以前に分析能力の問題っすね、これ・・・。

【2.DO:データベースを見やすく⇒正確な入力に】
上述したように、人事部のデータは鬼カオスです。情報が統一化されていない、ヒューマンエラーでよく打ち間違いがある、幽霊社員(働いてなくて給料止められてる人)の把握ができていない、何よりデータがエクセルで超みづらい、などなど問題てんこもりもりです。

というわけで、アクセスをつくってみることに。アクセスなんて一度もやったことなかったので、ネットや本を駆使して独学で進めたり、色んな方からアドバイスを貰って作ってみました。
HRDB3.jpg

こんな感じで試作品をつくってみる。こっちのほうが断然見やすい。これで、打ち間違いできない情報については、ドロップダウンリストにすることで、正確な情報を入力できます。あと、人事の各種書類の作成にもめちゃんこ時間がかかっているので、アクセスに組み込んで自動で作れるようにしてみました。ダイレクターに見せて、あとはGOできるか検討してもらいます。

【3.CHECK:分かりやすいモニタリング⇒データの精査】
そして人事部、人事部や研修部は、幽霊社員や休職した職員がちゃんと復職しているかなど、モニタリングも必要です。というわけで、アクセスを開くと最初にでる画面で、色付けで給料差し止めの職員の様子が一目で把握できるように。
HRDB4.jpg

あとは、ちゃんとデータと実情が見合っているか、各保健施設が自分たちの情報をチェックする回覧事業も必要です。去年の5月に初めて実施したところ、かなりの情報のズレがあったので、定期的にこの回覧事業をやるよう提案してました。上司もノリノリで絶対やるやると言って、まだ未着手ですが、実行しやすいように、ボタン一つで職員リストの回覧用紙が出力できるようにアクセスに組み込んだりしてます。

あとは、このアクセスの運用が通るようにダイレクターから承認もらうのみ・・・と。

【4.ACTION:データの運用】
そして、この分析やデータ入力がしっかり行われて、初めて人事配置や人事部の業務がまわっていく・・・はず。その頃には私はもういないので、人事部の担当者に残り3か月で運用やらバックアップ方法を引き継ぎしていくわけです。でも後任くるまでは、メールでヘルプデスクくらいはしなくちゃ。


自分で書いてて思ったけど、なんてハードランディング。
土日もちょこちょこやったりしてるけど、再来週のAnnual Review Meetingに出てる場合じゃないな。

まぁこんな感じの業務をいつもやらせてもらっています。行政サービスは、協力隊の中でもかなり地味な業種です。しかし、異国の人と仕事をこつこつ進めて、なかなか進まずケツ叩いて、何度もすっぽかされて、毎日訪れてげんなりされて、業務改善の必要性を何度も説明して納得してもらうなど、タフさと英語での交渉力がそれなりに鍛えられます。といっても所詮協力隊なので、シビアな民間に比べたら自分のペースで進められるので、楽っちゃ楽なんですけどね。

でもやっぱ、焦るよー!!!ひー!!明日からまた頑張るよー!!!
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